Conhecendo as configurações

Este espaço oferece uma série de opções para customizar. Veja abaixo sobre cada função!

Lembre-se, qualquer ação feita nessa tela de configurações, você deve clicar em salvar para surtir efeito.

Essa mensagem é enviada no momento em que a conversa é finalizada, dando a oportunidade de obter feedback valioso para aprimorar os serviços.

O uso dessa função é facultativo e oferece uma maneira simples e direta de solicitar avaliações ou opiniões dos clientes após o atendimento.

(É possível inserir, texto, áudio, PDF, imagens. Qualquer tipo de arquivo. Basta clicar no ícone ao lado do ícone emoji).

Após criar a sua mensagem, salve-a clicando no ícone do disquete 💾 localizado no canto da tela.

Ao utilizar essa função, você pode configurar uma mensagem específica que reflita a identidade e os valores da sua empresa, proporcionando uma experiência mais personalizada e profissional para quem interage com o seu atendimento. Isso pode incluir uma despedida cordial, informações sobre o próximo passo ou agradecimento pelo contato.

Após digitar a mensagem, salve-a clicando no ícone do disquete 💾 localizado no canto da tela.

A função "Enviar protocolo de atendimento" consiste em enviar ao cliente um resumo ou um registro formal do atendimento realizado. Geralmente, esse protocolo contém informações como número de atendimento, detalhes da conversa, passos tomados para resolver uma solicitação ou um resumo das informações trocadas durante a interação.

Esse protocolo pode ser útil para o cliente ter um registro do que foi discutido, para referência futura ou para resolver possíveis problemas que surgiram durante a conversa.

É uma maneira de formalizar o atendimento, proporcionando transparência e confiança ao cliente sobre o que foi tratado durante a interação com o serviço de atendimento.

Após ativar, salve clicando no ícone do disquete 💾 localizado no canto da tela.

A função "Enviar notificação de transferência de atendimento" é usada para informar ao cliente via WhatsApp que sua solicitação foi transferida para outro atendente ou departamento específico dentro do sistema de atendimento.

Essa função é útil para manter o cliente informado sobre o processo de atendimento, evitando confusões ou preocupações com a mudança de responsável pela sua solicitação.

Ao enviar essa notificação, o cliente tem ciência de que seu caso está sendo redirecionado para o setor ou profissional mais apropriado para lidar com a questão, garantindo um acompanhamento transparente e claro do serviço prestado.

A função "Avançar para fila de atendimento" é útil quando um usuário interage com o robô, mas não há mais interação por um período definido. Isso permite que a conversa seja automaticamente direcionada para a fila de atendimento após um intervalo de tempo predefinido.

Assim, um atendente humano pode assumir essa conversa e fornecer assistência, caso o usuário ainda tenha dúvidas ou precise de mais informações. Essa função visa garantir que nenhum cliente fique sem respostas ou ajuda adequada, mesmo após a interação inicial com o robô.

Você pode definir o tempo de inatividade em minutos.

Por exemplo, se deseja enviar a conversa para a fila após uma hora de inatividade com o robô, você deve configurar esse período em minutos, ou seja, 60 minutos.

Importante: Ao utilizar a função "Avançar para fila de atendimento", a conversa será encaminhada para a fila Geral. Isso permite que todos os atendentes tenham acesso a ela na fila e possam assumi-la para atendimento.

Avaliação de atendimento: ative ou desative para enviar a mensagem de feedback.

A função "Enviar nome do atendente" possibilita incluir o nome do atendente que está conduzindo a conversa junto com a mensagem.

Isso ajuda na personalização do atendimento, fornecendo ao cliente o nome do profissional que está interagindo com ele.

Ao ativar a opção "Horário de Atendimento", você terá acesso às opções de configuração dos dias e horários de funcionamento da sua empresa. Para ajustar essas configurações, siga estas etapas:

• Habilitar os dias: Habilite os dias da semana que correspondem ao expediente da sua empresa. Isso é feito clicando nos dias desejados.

• Inserir os horários: Ao lado de cada dia, insira o horário em que sua empresa estará disponível para atendimento. Você pode definir o horário de início e término de forma simples.

• Salvar configurações: Após ajustar os dias e horários de funcionamento, clique em "Salvar" para manter as configurações atualizadas.
  

Ao configurar o "Horário de Atendimento", o robô continuará funcionando normalmente 24 horas por dia, 7 dias por semana. A diferença é que, após o horário de funcionamento estabelecido, caso um cliente solicite falar com um atendente, será enviada automaticamente uma mensagem de ausência que pode ser personalizada com textos e até mesmo com o envio de arquivos para informar ao cliente.

A função "Enviar mensagem de fora de horário para conversas em aberto após X minuto(s) de inatividade do atendente" foi criada para garantir uma transição suave entre o atendimento. 

Após o expediente, caso um atendimento continue além do horário determinado, essa configuração previne o envio da mensagem de ausência no meio da conversa.

Suponha que o horário de atendimento seja até as 18:00h e você configurou um período de 5 minutos. Se a última interação entre o cliente e o atendente acontecer às 18:00, a mensagem de ausência não será enviada imediatamente. Isso evita interrupções abruptas na conversa.

No entanto, se não houver interações após o tempo configurado (nesse exemplo, 5 minutos), e o cliente enviar uma mensagem após esse período, a mensagem de ausência será enviada. Isso assegura uma comunicação clara e eficaz com seus clientes.

A função "Mensagem para atendimento fora do horário" permite personalizar a mensagem que será enviada aos clientes quando estiver fora do horário de atendimento pré-definido. Isso é útil para informar aos clientes sobre o horário de funcionamento da empresa e quando podem esperar uma resposta.

Essa mensagem pode conter informações importantes, orientações sobre o horário de atendimento ou até mesmo uma nota de agradecimento pela mensagem e a promessa de retorno no próximo dia útil. É uma forma de manter a comunicação transparente, mesmo quando a equipe não está disponível. Ahh..é possível enviar arquivos também até mesmo áudios. 😀

A função "Esconder todos os grupos de WhatsApp" permite ocultar grupos de conversas vinculados ao WhatsApp da interface do Zap Responder. Isso é útil para manter o foco nas conversas relevantes e nos atendimentos diretos, sem a interferência dos grupos.

Dessa forma, você pode concentrar-se nas interações individuais e não se distrair com as mensagens de grupos, garantindo uma experiência de atendimento mais organizada e eficiente.

A função "Rodízio de atendimento automático" permite que as conversas recebidas sejam distribuídas automaticamente entre os atendentes configurados no sistema. Quando ativada, o sistema passa a gerenciar o encaminhamento das mensagens recebidas, garantindo uma distribuição equitativa e organizada.

Incluir administradores no rodízio:

Ao ativar essa opção, os administradores também serão incluídos no sistema de rodízio de atendimento. Isso significa que eles receberão conversas, juntamente com outros atendentes, de acordo com a configuração do rodízio.

Modo de operação do rodízio:

• Sequencial: Neste modo, as conversas são distribuídas de maneira sequencial, independentemente da carga de trabalho de cada atendente. Cada nova conversa é encaminhada para o próximo atendente na lista, sem considerar a quantidade de conversas ativas que cada um tem.

• Equilibrado: Aqui, o sistema avalia a quantidade de conversas ativas e em fila de cada atendente. Com base nessa análise, as novas conversas são distribuídas de forma equilibrada entre os membros da equipe, evitando sobrecarregar um único atendente enquanto outros têm menos trabalho.

Essas configurações oferecem flexibilidade na distribuição das conversas entre os atendentes.