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Manual por escrito

Última atualização há 23 dias

Manual de Boas Práticas para seu atendimento Requisitos Técnicos Motivos que podem levar ao bloqueio ou banimento da conta. Dicas para minimizar os riscos de banimento na versão WhatsApp Business instalado (App) Painel do Administrador

Tutorial - Criar departamento

Thamires

Última atualização há 25 dias

O que são os Departamentos no Zap Responder?

Os Departamentos representam os setores ou áreas da sua empresa, como Vendas, Suporte, Financeiro, entre outros. Eles são criados conforme a estrutura do seu negócio, com o objetivo de organizar os atendimentos e direcionar as mensagens para o lugar certo — de forma automatizada e inteligente.

Principais Funções dos Departamentos:

  • Distribuição Inteligente de Mensagens
Mensagens dos clientes podem ser direcionadas automaticamente ao setor adequado (ex: perguntas sobre pagamento vão para o Financeiro, dúvidas sobre o sistema vão para o Suporte, etc.).

  • Organização da Equipe
Permite separar os atendentes conforme sua função na empresa. Assim, cada colaborador atua apenas dentro do seu setor de responsabilidade.

  • Redução do Tempo de Resposta
Evita que mensagens fiquem "perdidas" ou que precisem ser repassadas de um atendente para outro.

  • Controle de Permissões
Os atendentes só visualizam e atendem conversas relacionadas ao seu departamento. Isso traz mais segurança, foco e agilidade no atendimento.

Exemplo Prático:
Um cliente pergunta:
"Quero saber como faço o pagamento da fatura."
O sistema redireciona automaticamente a conversa para o Departamento Financeiro, evitando que essa dúvida caia no setor de Vendas ou Suporte.
Importante Saber:

Cada departamento também está ligado a uma conexão específica, como:

  • WhatsApp via QR Code

  • WhatsApp via API Oficial

  • Instagram

  • Messenger

Ou seja, o tipo de canal de comunicação (conexão) será administrado diretamente pelo departamento ao qual ele está vinculado. Isso garante uma gestão ainda mais organizada e eficiente.

Na prática, o que isso significa?

Ao utilizar Departamentos no Zap Responder, sua empresa consegue ter mais organização, controle e eficiência no atendimento.

Veja como isso funciona no dia a dia:


Cada Departamento pode ser vinculado a uma conexão exclusiva
Isso significa que você pode definir qual setor vai gerenciar qual canal. Assim, os atendentes certos respondem nas conexões corretas — evitando erros, confusão e retrabalho.


Gestão separada para múltiplos canais
 Se sua empresa usa WhatsApp (API ou QR Code), Instagram e Messenger, você pode distribuir esses canais em departamentos diferentes.
Isso facilita o acompanhamento e permite uma equipe focada para cada canal de comunicação.


Maior controle e fluxo de atendimento inteligente
 Você escolhe qual equipe atende cada canal, otimizando o tempo de resposta e proporcionando um atendimento muito mais ágil e profissional.


Exemplo prático:

Departamento de Vendas
Atende usando o WhatsApp via API Oficial, com mais estabilidade e credibilidade para lidar com leads e oportunidades de negócios.

Departamento de Suporte
 Utiliza o WhatsApp via QR Code, ideal para atendimentos rápidos, dúvidas comuns e acompanhamento de clientes.

Departamento de Marketing
Fica responsável pelo Instagram Direct ou Facebook Messenger, cuidando da comunicação nas redes sociais da empresa.

Benefícios dessa estrutura:

  • Atendimento segmentado e organizado

  • Redução de erros e cruzamento de mensagens

  • Aumento na produtividade dos atendentes

  • Melhor experiência para o cliente final 


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